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Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?
Mise à jour le 01.08.2014 – Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre)
Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (même si rien n’empêche l’entreprise de l’archiver plus longtemps, sauf s’il contient des données personnelles). Ces délais de prescription (induits par les délais de reprise de l’administration, pendant lesquels elle peut mener des contrôles à posteriori) varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.
Document civil et commercial
Type de document Durée de conservation Texte de référence Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans art. L.110-4 du code de commerce Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans art. L.137-2 du code de la consommation Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation art. L.134-2 du code de la consommation Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans art. 2227 du code civil Correspondance commerciale 5 ans art. L.110-4 du code de commerce Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) 5 ans art. L.110-4 du code de commerce Document de transport de marchandises 5 ans art. L.110-4 du code de commerce Déclaration en douane 3 ans art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 Police d’assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat art. L.114-1 du code des assurances Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans à partir de la fin de la protection art. 2224 du code civil Dossier d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat art. 2225 du code civil Pièce comptable
Type de document Durée de conservation Texte de référence Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice art. L.123-22 du code de commerce Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice art. L.123-22 du code de commerce Document fiscal
Type d’impôt Durée de conservation Texte de référence Impôt sur le revenu et sur les sociétés 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2015) art. L.169 du livre des procédures fiscales Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2014) art. L.169 du livre des procédures fiscales Impôts sur les sociétés pour l’ EIRL , des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) 2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2014) art. L.169 du livre des procédures fiscales Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 1 an à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant la taxe foncière due pour 2012, payée en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2013) art. L.173 du livre des procédures fiscales Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2015) art. L.174 du livre des procédures fiscales Taxes sur le chiffre d’affaires ( TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2015) art. L.176 du livre des procédures fiscales Attention : les délais sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…
Document social (société commerciale)
Type de document Durée de conservation Texte de référence Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS ) art. 2224 du code civil Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice art. L.123-22 du code de commerce Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) 5 ans art. 2224 du code civil Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. 5 ans à partir de la fin de leur utilisation art. 2224 du code civil Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices art. L.225-117 du code de commerce Gestion du personnel
Type de document Durée de conservation Texte de référence Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans art. L.3243-4 du code du travail Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié art. R.1221-26 du code du travail Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… 5 ans art. 2224 du code civil Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans art. D.3171-16 du code du travail Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an art. D.3171-16 du code du travail Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT . Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans art. D.4711-3 du code du travail
13 août 2014 archive
Les délais de conservation des documents
« La fraude au président »
« La fraude au président », qu’est-ce que c’est ?
Publié le 12.08.2014 – Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre)
La « fraude au président » est une escroquerie. Elle consiste pour des escrocs à convaincre le collaborateur d’une entreprise d’effectuer en urgence un virement important à un tiers pour obéir à un prétendu ordre du dirigeant, sous prétexte d’une dette à régler, de provision sur un contrat, etc…
Les escrocs opèrent de manière sophistiquée après s’être très bien renseignés et la période d’été est propice pour ces tentatives.
La Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) de la région du Centre analyse le mécanisme de cette fraude, alerte et conseille les entreprises face à un tel risque.
Les salariés ayant la possibilité d’effectuer ce type d’opération doivent être informés de ce risque d’escroquerie qui peut avoir des conséquences dommageables.
Egalité entre les femmes et les hommes
Égalité entre les femmes et les hommes : ce qui va rapidement changer
Publié le 08.08.2014 – Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre)
La loi pour l’égalité réelle entre les femmes et les hommes a été publiée le 5 août 2014 au Journal officiel.
Cette loi comprend une série de mesures destinées à mieux assurer l’égalité entre les hommes et les femmes dans la vie professionnelle. D’autres mesures visent à concilier vie privée et vie professionnelle. Enfin, plusieurs dispositions ont pour objet la protection des victimes de violences conjugales.
Parmi ces mesures, citons les nouveaux droits pour les parents et les couples comme :
- des autorisations d’absence permettant de se rendre à trois examens médicaux obligatoires pour le conjoint salarié de la femme enceinte ou la personne salariée liée à elle par un pacte civil de solidarité ou vivant maritalement avec elle,
- un congé lors de la conclusion d’un pacte civil de solidarité (PACS) de 4 jours comme pour un mariage,
- une protection du second parent salarié contre le licenciement. Durant les 4 semaines suivant la naissance de son enfant, aucun employeur ne pourra rompre le contrat de travail d’un salarié, sauf pour une faute grave ou une impossibilité de maintenir le contrat,
- une incitation à partager l’ex-complément de libre choix d’activité, qui devient à compter du 1er octobre la « prestation partagée d’éducation de l’enfant ».
De nombreuses dispositions visent à mieux protéger les victimes de violences conjugales, les familles monoparentales victimes d’impayés de pension alimentaire ainsi que les salariés victimes de harcèlement moral ou sexuel au travail.
Dans les entreprises, la loi inscrit l’égalité au cœur de la négociation collective d’entreprise ou de branche : accès à l’emploi, promotion, déroulement de carrière, écart de rémunération…
Service-public.fr reviendra plus en détail sur ces différentes mesures.