Les délais de conservation des documents

  • Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?

    Mise à jour le 01.08.2014 – Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre)

     

    Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (même si rien n’empêche l’entreprise de l’archiver plus longtemps, sauf s’il contient des données personnelles). Ces délais de prescription (induits par les délais de reprise de l’administration, pendant lesquels elle peut mener des contrôles à posteriori) varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.

    Document civil et commercial

     
    Type de document Durée de conservation Texte de référence
    Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans art. L.110-4 du code de commerce
    Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans art. L.137-2 du code de la consommation
    Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation art. L.134-2 du code de la consommation
    Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans art. 2227 du code civil
    Correspondance commerciale 5 ans art. L.110-4 du code de commerce
    Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) 5 ans art. L.110-4 du code de commerce
    Document de transport de marchandises 5 ans art. L.110-4 du code de commerce
    Déclaration en douane 3 ans art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992
    Police d’assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat art. L.114-1 du code des assurances
    Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans à partir de la fin de la protection art. 2224 du code civil
    Dossier d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat art. 2225 du code civil

    Pièce comptable

     
    Type de document Durée de conservation Texte de référence
    Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice art. L.123-22 du code de commerce
    Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice art. L.123-22 du code de commerce

    Document fiscal

     
    Type d’impôt Durée de conservation Texte de référence
    Impôt sur le revenu et sur les sociétés 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2015) art. L.169 du livre des procédures fiscales
    Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2014) art. L.169 du livre des procédures fiscales
    Impôts sur les sociétés pour l’ EIRL , des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) 2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2014) art. L.169 du livre des procédures fiscales
    Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 1 an à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant la taxe foncière due pour 2012, payée en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2013) art. L.173 du livre des procédures fiscales
    Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2015) art. L.174 du livre des procédures fiscales
    Taxes sur le chiffre d’affaires ( TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2015) art. L.176 du livre des procédures fiscales

    Attention : les délais sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…

    Document social (société commerciale)

     
    Type de document Durée de conservation Texte de référence
    Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS ) art. 2224 du code civil
    Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice art. L.123-22 du code de commerce
    Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) 5 ans art. 2224 du code civil
    Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. 5 ans à partir de la fin de leur utilisation art. 2224 du code civil
    Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices art. L.225-117 du code de commerce

    Gestion du personnel

     
    Type de document Durée de conservation Texte de référence
    Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans art. L.3243-4 du code du travail
    Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié art. R.1221-26 du code du travail
    Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… 5 ans art. 2224 du code civil
    Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales
    Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans art. D.3171-16 du code du travail
    Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an art. D.3171-16 du code du travail
    Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT . Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans art. D.4711-3 du code du travail

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